Документационное обеспечение: семь шагов, как привести дела в порядок

Одним из наиболее функциональных решений для автоматизации делопроизводства является система , позволяющая интегрировать основные бизнес-процессы любой организации. Традиционно под документационным обеспечением управления ДОУ подразумевают процессы документирования и организации работы с различными видами официальных документов. В отличие от обычного делопроизводства, предлагающего традиционные приёмы работы с документацией, понятие ДОУ является более широким: Основными задачами ДОУ являются: Автоматизация ДОУ с помощью СЭД Функционал -платформы обеспечивает весь цикл работы с любыми видами документов, которые создаются в ходе хозяйственной деятельности организации, и позволяет полностью автоматизировать ДОУ документационное обеспечение управления. Под документом в программе подразумевается файл с соответствующей учётной карточкой. Основной оболочкой для работы с электронным документооборотом является визуальный слой , в котором создаются учётные карточки новых документов. В момент создания пользователь может выбрать тип документа из дерева, сформированного в слое .

Понятие «документооборот» и его развитие

Делопроизводство непосредственно связанно с созданием документов, рассматривает вопросы движения и учета документов. Ведение и организация делопроизводства осуществляется должностными лицами, которые несут ответственность за его организацию, учет и сохранность документов. Организация делопроизводства состоит из этапов:

Отдел Документационного Обеспечения Контроля и Работы с Россия, Нижний Новгород, Советская площадь, 1комната , этаж 1. Маршрут.

Благодаря внедрению универсального электронного архива вы получаете высокопроизводительную и защищенную систему для управления скан-копиями и электронными документами любого формата: Электронный архив позволяет оперативно формировать подборки документов в различных разрезах: Обработка и хранение первичных бухгалтерских документов: Уже через неделю после начала проекта электронный архив становится полностью готовым для загрузки документов в штатном режиме. На выбор доступны конкурентные или именные лицензии, которые можно купить либо арендовать.

Решение может быть развернуто на корпоративном сервере или предоставлено в качестве облачного архива. С вашей стороны потребуется только сканирование поступающих документов: Функциональные преимущества Систематизация и организация надежного консолидированного хранения электронных документов и данных: В качестве дополнительных модулей для оптимизации обработки больших объемов документов доступны: Доступна возможность работы с электронной подписью для обеспечения юридической значимости электронных документов и интеграции с операторами ЭДО.

Поэтому документы из системы удалить нельзя, всегда можно отследить историю изменений документов и восстановить оригинальную версию.

Автоматизированные технологии работы с документами

Устранение неоптимальности маршрутов движения основных документов предприятия, настройка системы ДОУ с учетом внедрения автоматизированной системы. Организация регистрации и маршрутов движения основных документов системы документационного обеспечения управления входящих документов, исходящих документов, служебных записок, Приказов и Распоряжений, Протоколов совещаний включает в себя следующие работы: Внедрение Инструкции по делопроизводству на предприятии включает в себя следующие работы: Постановка системы контроля исполнения поручений включая поручения, формируемые на основе документов включает в себя следующие работы:

Представление бизнес-процессов организации в виде блок-схем. РАЦИОНАЛИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.

В фокусе не просто настроенное движение документов и удобные для восприятия интерфейсы, но в первую очередь - эффективность процессов. Качество их автоматизации отражают, в том числе, -движки. позволяет ускорить рутинные процессы и повторяющиеся задачи, повышая в итоге производительность и решая как операционные, так и стратегические задачи менеджмента.

Проанализировать актуальные возможности российских систем электронного документооборота в части автоматизации процессов можно по итогам опроса поставщиков, проведенного . В ходе исследования было опрошено 11 разработчиков систем электронного документооборота о возможностях предлагаемых ими -движков модулей, отвечающих за маршрутизацию документов в рамках: Системы оценивались по 35 параметрам, с учетом уровня реализации функционала и по факту его использования заказчиками. Как показал анализ собранных данных, в числе основных функциональных преимуществ выделяются модули автоматического создания карточек или задач в том числе, поддержка интеграции со сторонним программным обеспечением для автоматического обмена , механизмы генерации файлов на основе шаблонов, удобный графический редактор маршрутов с понятной нотацией, автоматический запуск маршрутов по событию, а также наличие и других интеграционных возможностей для запуска маршрутов из сторонних систем.

По результатам опроса можно выделить не однозначного лидера по , но группу лидеров — ТОП-3 игроков рынка СЭД среди российских разработчиков, продемонстрировавших наиболее широкий функционал и возможности маршрутизации: -движок на платформе 3 обладает рядом возможностей, облегчающих подготовку карты, включая использование шаблонов, копирование и вставку уже настроенных элементов. Процессы моделируются с использованием общепринятых условных обозначений , описание которых не является специфичным для платформы.

Администратору системы не требуется специализированных навыков для настройки процессов, а описание и инструкции по настройке веб-сервисов позволят самостоятельно реализовать интеграцию. Есть готовые решения для интеграции: В можно настроить процесс любой сложности, включая:

Документационное обеспечение бизнес-процессов

Какие шаги предпринять для оптимизации документационного обеспечения Шаг 1. Приказ о создании канцелярии Шаг 2. Пример результата исследования см.

Новые информационные технологии в документационном обеспечении Для информатизации общества и бизнеса необходим широкий спектр .. внемашинной БД задается последовательность процедур по маршруту.

, . - база знаний для всех проектов На базе системы управления контентом разработана базы знаний для внешних клиентов по работе с продуктом"МойАгент" и для сотрудников, обслуживающих эту систему, а также для сотрудников, обслуживающих корпоративных клиентов, и для всех сотрудников по работе в и СОФИ. Он-лайн бронирование"МойАгент" 2 МойАгент - это сервис он-лайн бронирования туристических услуг для 2 сектора авиа, жд билеты, автобусы, гостиницы, страховки.

Организация и управление Департаментов Документационного обеспечения управления. Выбрана, настроена и внедрена система"Дело". Автоматизация работы канцелярии, экспедиции, секретариата в московском офисе и региональных предприятий. СЭД внедрена на 9 главных площадках и в московском офисе. Проведено обучение в учебных классах, сформирован .

Факторы, влияющие на структуру документооборота

Главная Сырьевой бизнес имеет огромное значение для экономики РФ. Автоматизация деятельности российских нефтегазовых и добывающих компаний за счет новых информационных технологий должна быть комплексной и максимизирующей продуктивность отрасли. Документооборот в нефтегазовой или добывающей компании имеет свою специфику.

Документационное обеспечение осуществляется на всем процессе движения сырья: Это подразумевает комплексную автоматизацию документооборота в течение всего процесса движения продукта. Масштабирование, отказоустойчивость, репликация Масштабирование системы до неограниченного количества подключений.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения но является способом ведения бизнеса и осуществления практического Организация регистрации и маршрутов движения основных документов системы.

Основным идентификационным признаком документа является его номер, присваиваемый ему при регистрации. Номер документа состоит из порядкового номера, соответствующего номеру записи в соответствующем журнале учета, и номера журнала учета, записанного через дробь слэш. Для отдельных видов распорядительных документов — приказов, указаний и пр.

Общий порядок функционирования информационно-поисковой системы по документам предприятия 7. Общий порядок функционирования информационно-поисковой системы по документам предприятия предполагает ввод, систематизацию, хранение, поиск и выдачу необходимых данных о документах. С целью обеспечения сохранности данных в информационно-поисковой системе производится их регулярная не реже одного раза в 6 месяцев ревизия, а также дублирование.

Копия информационного массива с данными о документах хранится на автономном машинном носителе на другом компьютере.

Инфо-центр

При наличии у пользователя соответствующих клиентских лицензий программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры. Принят Государственной Думой Утверждены приказом Росархива от Взаимодействие систем управления документами. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.

записок на бланке организации, их регистрация и маршруты движения. культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса. работников службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ).

Модуль технической поддержки - Аналитика: для автоматизации тех. Внедрение в Ульяновском гос. В процессе эксплуатации ранее внедренной системы электронного документооборота название не раскрывается выявились отрицательные моменты в работе системы, поэтому мы вынуждены были отказаться от этой СЭД. Программистами отдела автоматизации организационной деятельности совместно с сотрудниками Управления документационного обеспечения был разработан и осуществлен комплекс мероприятий по внедрению системы.

С января г. В течение года были автоматизированы следующие процессы документооборота: Регистрация, согласование и рассылка кадровых приказов, приказов по командировкам, приказов по студентам. Выдача поручений и контроль их исполнения. К работе в системе подключено пользователей. В результате разработки визуального редактора бизнес- процессов появилась возможность строить разнообразные сложные маршруты в виде графических схем, позволяющие включать элементы условий, выбора варианта, разделения и слияния ветвей маршрута, обработки данных, подпроцессы и даже произвольные тексты программных функций, которые автоматически выполняются при создании, перед выполнением и после выполнения задач исполнителями.

Все маршруты бизнес-процессов старого табличного формата мы заменили новым визуальным форматом в виде графических схем.

Документационное обеспечение управления ДОУ с помощью программы Документооброт 8

Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере документации.

В особом внимании нуждается исследование организации информационного взаимодействия государственных и негосударственных структур федерального,"субъектного" и других уровней управления. Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации ДОУ влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.

Многоаспектный, межведомственный характер проблемы требует соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и фиксирования. Основные направления и результаты проводимых работ В настоящее время работы по многим аспектам проблемы ДОУ, в том числе документооборота с использованием современных информационных технологий, что на практике часто называют автоматизированным документооборотом, носят спорадический, как правило, некоординируемый характер, в основном, по следующим направлениям:

Организационное и документационное обеспечение управления организацией Для качественного организационного и документационного обеспечения Создание и маршрут внутренних документов. бизнес - тренер.

Управление разработкой Системы документооборота и автоматизации бизнес-процессов призваны наводить порядок в работе компании. Они систематизируют документационное обеспечение компании и прокладывают четкие, прямые, неизменные маршруты, по которым движется работа над документами. Таким образом, система документооборота упорядочивает хаос и анархию в повседневных делах фирмы, задает ей определенный темп и график деятельности.

Но для того чтобы создать инструмент, способный что-то систематизировать и упорядочивать, нужно для начала самим научиться систематизировать и упорядочивать свои дела. Поэтому неудивительно, что работа над каждым новым релизом системы тоже движется по четкому маршруту — как работа над любым документом в нашей СЭД. В этой статье мы хотим ненадолго пустить читателя на внутреннюю кухню разработки системы документооборота.

Урок 2. Особенности туристского предложения на европейском рынке